Een hybride evenement organiseren? Hoe dan?
In deze blog kun je lezen wat er bij het organiseren van een hybride evenement komt kijken en welke verschillende vormen mogelijk zijn.
Het blijft een onzekere en spannende tijd voor de evenementenbranche. Wanneer kunnen live evenementen weer van start? Met de uitrol van landelijke vaccinatieprogramma’s, extra boostercampagnes en blijvende verschillen per land met betrekking tot het pandemiebeleid en bijbehorende beperkingen voor evenementen is het lastig om als bedrijf je eventprogramma uit te rollen. Temeer als je ook nog internationaal georiënteerd bent.
En waar de economie zich voorzichtig heropent, is de verleiding groot om terug te gaan naar wat we weten: het plannen van events met fysiek publiek.
Maar juist dit moment geeft je ook de mogelijkheid om je eventstrategie en -programma te herzien. Tijdens de pandemie hebben we snel gereageerd en zijn we met succes naar online events getransformeerd. Hierbij hebben we digitale productie, platforms, tools en nieuwe technologie omarmd. En als we iets hebben geleerd van de afgelopen twee jaar is het dat digitale events voordelen bieden, zoals flexibiliteit, groter bereik, het gemak om deel te nemen, daling van reiskosten en reistijd, een duurzamere aanpak en meetbare data. Belangrijke waarden die we niet moeten vergeten. Deze waarden spelen een nog grotere rol als je zelf events organiseert voor een internationaal publiek of hieraan deelneemt. Daarom loont het de moeite om de mogelijkheden van live events opnieuw te bekijken.
“Het organiseren van een hybride evenement kan je het beste van twee werelden bieden”
Een hybride event
Het organiseren van een hybride evenement kan je het beste van twee werelden bieden. De menselijke verbinding en betrokkenheid van live met de vele voordelen van online events. Zeker in landen of regio’s waar (beperkt) fysiek publiek mogelijk is zullen er twee soorten deelnemers zijn. De deelnemers die fysiek aanwezig willen zijn vanwege de mogelijkheid van betere interactie en netwerken. En een online publiek dat alleen maar bepaalde informatie zoekt en geen tijd kwijt wil zijn aan reizen of niet mag reizen vanwege het bedrijfsbeleid.
Welke vragen heb je?
Je hebt waarschijnlijk veel vragen als je om verschillende redenen overweegt een hybride evenement te organiseren. Hoe kun je dit het beste doen en in welke vorm?
- Wat zijn de voordelen van een hybride concept en hoe kunnen deze voordelen worden gerealiseerd?
- Wat zijn de kosten en middelen die nodig zijn om een hybride evenement te organiseren?
- Welke eventtechnologie- en platform moet ik gebruiken voor een hybride event?
- Hoe ontwikkel je twee afzonderlijke communicatieplannen die de deelname van live en online publiek stimuleert deel te nemen
De mogelijkheden van hybride events zijn talrijk. Maar zoals voor alle events geldt je begint eerst met de strategie. Waarom denk je dat een hybride evenement het beste type evenement is voor jouw doel, doelgroep en bijbehorende doelstellingen. Voorkom dat je het doet, omdat het cool is om te doen.
Verschillende hybride vormen
De volgende stap is het selecteren van het hybride event format. Er zijn 5 hybride vormen.
- Een live event met een livestream voor online publiek. Hierbij ligt de focus op de fysieke deelnemers. Maar je biedt online publiek de mogelijkheid biedt om hetzelfde programma te bekijken.
- Een studioproductie met live publiek. Waarbij je het programma richt op de online deelnemers en een beperkt aantal deelnemers ter plaatste in de studio ontvangt.
- Onsite en online gecombineerd. Waarbij je 2 verschillende op maat gemaakte programma’s draait voor het live en online publiek met enige overlap.
- Hubs met verschillende deelnemers. Hierbij is er een centrale locatie met fysieke deelnemers die geschakeld is met en een aantal remote hubs met online of fysiek publiek. Of een online studioproductie gekoppeld aan remote hubs met kleiner live publiek dat deelneemt. Dit kan volledig interactief zijn door te schakelen naar de kleinere hubs binnen het programma of gewoon door met een paar deelnemers online naar het evenement te kijken. Deze vorm is met name interessant als je een internationaal evenement organiseert voor meerdere landen, waarbij je rekening moet houden met de per land geldende mogelijkheden voor live publiek.
- En tot slot een hybride event dat plaatsvindt op twee verschillende tijdstippen gelinkt aan het online of live publiek met een apart programma, maar met hetzelfde thema.
Wil je meer weten over hoe je het beste hybride events kunt organiseren of zoek je ondersteuning bij de organisatie hiervan? Via onderstaande knop kun je contact met mij opnemen.
