Back

Een datagedreven eventstrategie!

Events gaan verder dan leuke en gezellige bijeenkomsten met klanten en andere relaties. Je wilt een evenement of beurs die resultaat behaalt. Vaak is de bijdrage van een event aan de business niet inzichtelijk of onzichtbaar. Waardoor evenementen vaak als kostenpost worden gezien.

Wist je dat 70% van alle bedrijven geen overkoepelende eventstrategie hebben?

Transformeer je events daarom in een effectief live communicatiekanaal door een duidelijke event strategie. Events zijn de enige écht persoonlijke contactmomenten met je klanten, prospects en andere relaties. Of het nu een live, online of een hybride event is. Een goed georganiseerd event zorgt voor een betekenisvolle beleving en emotie bij je publiek. En bovenal het voegt waarde toe aan je merk en bedrijf. Door middel van live communicatie kun je direct invloed uitoefenen op je doelgroep, je merk activeren, een bestaande perceptie beïnvloeden en je klanten en prospects in de juiste richting dirigeren naar uiteindelijk een conversie over een vooraf bepaalde periode. Het is de meest impactvolle manier van direct communiceren. Daarom is het belangrijk dat je nadenkt over een data gedreven eventstrategie in je bedrijf.

Echter er zijn een aantal belangrijke stappen die je vooraf moet nemen, voordat je als marketingafdeling samen met sales en de business units tot een besluit komt om een zakelijk event (B2B) te organiseren of hieraan deel te nemen. Stappen die je nu vaak voor lief neemt. Waar je niet stil bij staat. Die gewoon niet ter sprake komen. Die je niet kunt beïnvloeden. Je hebt geen draagkracht of er is geen echte event specialist die dit oppakt. Maar deze stappen moet je wel kunnen beantwoorden om voor je directie een gelijkwaardig gesprekspartner te zijn om uit te kunnen leggen waarom een bepaald event of meerdere events bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen en dat het zinvol is om hierin te investeren zonder dat het gezien wordt als kostenpost.   

Maak events onderdeel van je marketingplan

In de regel maakt een bedrijf van enige omvang elk jaar een nieuwe operationeel jaarplan (AOP). Dit plan is gekoppeld aan de bedrijfsstrategie en segmenten, waarin het bedrijf actief is of actief wil worden. In dit jaarplan staan o.a. groeidoelstellingen, budgetten, investeringen, productontwikkeling, verkoop- en marketingstrategie en distributiekanalen.

Als marketingafdeling ontwikkel je een eigen marketingplan, welke bijdraagt aan de marketingstrategie en groeidoelstellingen in het operationeel jaarplan. Je maakt keuzes in segmenten, marketingmix, communicatiekanalen en de bijbehorende online en offline activiteiten op basis van het verkregen marketingbudget. Dit is altijd een lastig en allerminst eenvoudig proces. Je stelt prioriteiten waar je het marketingbudget aan besteedt om het beste resultaat te behalen. Er is altijd te weinig budget en je hebt te maken met business units en sales die ook van alles willen doen. En alles is natuurlijk even belangrijk. 

Investeren in events zonder doelstellingen en
meetbare resultaten is weggegooid geld

Hier begint de eerste stap om ook over events na te denken als geschikt marketing communicatiekanaal. Draagt een bepaald type event bij aan de marketingstrategie en doelstellingen als onderdeel van de marketingmix? Kan een event een belangrijk touchpoint zijn in de customer journey van je klant of voor een beïnvloeder zoals media? En waar in de marketingfunnel heeft een event dan het meeste effect? Als we op deze manier naar events gaan kijken en je maakt dit onderdeel van je marketingplan en geïntegreerde campagnes. Dan maak je vanzelf strategische keuzes of events van toegevoegde waarde zijn of juist niet. Net zoals je dat nu al doet voor bijvoorbeeld social media, advertising, public relations, web, content, e-commerce en email marketing. Ook al organiseer je maar één evenement per jaar dan loont het al de moeite om voor deze aanpak te kiezen.

Een eventstrategie is geboren

Zo ontwikkel je een eventstrategie. Je maakt weloverwogen keuzes en je kunt deze ook vertalen naar een jaarlijks eventprogramma. Je kunt hierdoor zelfs bepalen welke events beter online kunnen plaatsvinden, live of in een hybride vorm, zodat je de juiste mix kunt realiseren of meerdere scenario’s beschikbaar hebt. Dat is handig in deze pandemie periode met beperkende maatregelen om klantcontact te onderhouden. Uiteindelijk voorkomt dit ook dat je een evenement ad-hoc organiseert, omdat er een dwingende vraag ligt vanuit senior management. 

Wat ik nu regelmatig zie is dat bedrijven hun marketingmix verschuiven naar andere instrumenten en kanalen. Vanwege budgetten die onder druk staan of er is minder capaciteit in de marketing teams. Maar ook doordat live events beperkt mogelijk zijn vanwege lockdowns en beperkende maatregelen. Daarnaast blijft het lastig om het rendement van een evenement direct aan te tonen, waardoor andere communicatiekanalen effectiever lijken voor een directe omzetstijging. Het is ook geen geheim dat events een grote hap uit het marketingbudget nemen en daardoor is het aannemelijk om minder strategisch over events na te denken of erger events bij voorbaat uit te sluiten.

Maar de grote kracht van live communicatie blijft bestaan. Dit wordt ook ondersteunt door de Gartner CMO Spend Survey 2021 waar evenementen nog steeds gemiddeld 8.4% van het totale marketingbudget uitmaken. Een evenement is het enige en meest waardevolle communicatiekanaal voor elk bedrijf voor direct contact met klanten en prospects voor kennisoverdracht, relatiebinding, feedback en input. Essentieel voor de toekomst van elk bedrijf die investeert in langdurige en duurzame relaties. En een perfecte match als je een 360 graden omnichannel community strategie runt.

Wil je meer weten over eventstrategie en marketing en hoe je dit in jouw bedrijf kunt ontwikkelen? Of wil je voorbereidt zijn op de plannen voor 2023? Neem dan vrijblijvend contact op via onderstaande button.